Ngày 15/09/2015 Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) đã chính thức ban hành tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thay thế cho tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Theo hướng dẫn của Diễn đàn các tổ chức công nhận quốc tế (IAF) các tổ chức được chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có 3 năm kể từ ngày tiêu chuẩn mới được ban hành để chuyển đổi sang tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Điều này có nghĩa giấy chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 chỉ có thể được cấp kể từ ngày 15/09/2015 và mọi giấy chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sẽ hết hiệu lực sau ngày 14/09/2018.

Với hơn 1.1 triệu chứng chỉ được cấp toàn cầu, ISO 9001 giúp các tổ chức chứng minh với các khách hàng rằng họ có thể cung cấp các sản phẩm và dịch vụ với chất lượng ổn định. Nó cũng hoạt động như một công cụ để sắp xếp hợp lý các quá trình của họ và làm cho chúng hiệu quả hơn. Quyền Tổng thư ký ISO Kevin McKinley giải thích: "ISO 9001 cho phép các tổ chức thích ứng với một thế giới đang thay đổi. Nó nâng cao khả năng của một tổ chức thỏa mãn khách hàng của mình và cung cấp một nền tảng thống nhất cho sự phát triển và thành công bền vững”.

Phiên bản 2015 có những thay đổi quan trọng, điều mà Nigel Croft, Chủ tịch tiểu ban ISO đã phát triển và sửa đổi các tiêu chuẩn, đề cập như là một quá trình "tiến hóa hơn là một  cuộc cách mạng". "Chúng ta mới chỉ đưa ISO 9001  vào thế kỷ 21 một cách vững chắc. Các phiên bản trước của ISO 9001 là khá quy tắc, với nhiều yêu cầu cho thủ tục tài liệu và hồ sơ. Trong phiên bản 2000 và 2008, chúng ta tập trung nhiều hơn vào quá trình quản lý, và ít hơn vào tài liệu."

"Bây giờ chúng ta đã đi một bước xa hơn, và ISO 9001: 2015 thậm chí còn ít quy tắc hơn so với bản tiền nhiệm của nó, và tập trung  vào kết quả hoạt động. Chúng ta đã đạt được điều này bằng cách kết hợp phương pháp tiếp cận quá trình với tư duy dựa trên rủi ro, và sử dụng các chu trình Plan-Do-Check-Act ở tất cả các cấp trong tổ chức."

"Biết rằng các tổ chức ngày nay sẽ thực hiện một số tiêu chuẩn quản lý cùng lúc, chúng tôi đã thiết kế phiên bản 2015 để dễ dàng tích hợp với các hệ thống quản lý khác. Phiên bản mới cũng cung cấp một cơ sở vững chắc cho các tiêu chuẩn chất lượng thuộc lĩnh vực tự động, hàng không vũ trụ, ngành y tế, v...v, và cân nhắc các nhu cầu của các nhà quản lý."

Như là tiêu chuẩn được mong đợi áp dụng, Kevin McKinley kết luận: "Thế giới đã thay đổi, và phiên bản này là cần thiết để phản ánh điều này. Công nghệ đang dẫn dắt những kỳ vọng gia tăng của khách hàng và các doanh nghiệp. Những rào cản thương mại đã giảm do mức thuế thấp hơn, nhưng cũng bởi vì các công cụ chiến lược như những Tiêu chuẩn Quốc tế. Chúng tôi đang nhìn thấy một xu thế hướng tới chuỗi cung toàn cầu phức tạp hơn,mà đòi hỏi hành động tích hợp. Vì vậy, các tổ chức cần phải thực hiện theo những cách mới, và các tiêu chuẩn quản lý chất lượng của chúng ta cần phải theo kịp với những kỳ vọng này. Tôi tin tưởng rằng phiên bản 2015 của tiêu chuẩn ISO 9001 có thể giúp họ đạt được điều này."

Tiêu chuẩn này được phát triển bởi ISO/TC 176/SC 2, có ban thư ký được tổ chức bởi BSI, thành viên của ISO cho Vương quốc Anh. "Đây là một ủy ban rất quan trọng đối với ISO," Kevin nói, "Ủy ban đó đã dẫn đầu về sự thích hợp, tác động và sử dụng toàn cầu. Tôi cảm ơn các chuyên gia vì nỗ lực của họ."

B. NỘI DUNG THAY ĐỔI NHƯ SAU:  

Cấu trúc của tiêu chuẩn ISO 9001: 2015

Cấu trúc bản thảo của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có 10 hạng mục chính như sau:

1. Phạm vi

2. Tài liệu viện dẫn

3. Thuật ngữ và định nghĩa

4. Bối cảnh của tổ chức

5. Lãnh đạo

6. Hoạch định

7. Hỗ trợ

8. Quá trình hoạt động

9. Đánh giá kết quả

10. Cải tiến

Một số điểm mới trong Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) phiên bản 2015 này:

 -          Phương pháp tiếp cận quá trình

-          Một số thuật ngữ mới như bên hữu quan

-          Các rủi ro và cơ hội của HTQLCL cũng phải được xác định đầy đủ khi thiết lập hệ thống

-          Bối cảnh của tổ chức

-          Các yêu cầu và mong đợi của các bên hữu quan

-          Kiểm soát sự thay đổ

Bản soạn thảo mới này được xây dựng với mục đích giúp tiêu chuẩn có thể được áp dụng dễ dàng hơn cho tất cả ngành công nghiệp dịch vụ khác nhau. Vì thế, khi đề cập về những giá trị mang đến cho khách hàng trong bộ tiêu chuẩn, thuật ngữ “Sản Phẩm” đã được thay thế bằng “Sản phẩm và Dịch Vụ”.

Tiếp cận theo quá trình

Tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản 2008 đẩy mạnh việc áp dụng tiếp cận theo quá trình trong chuỗi hoạt động phát triển, thực hiện và cải tiến tính hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng. Bản thảo tiêu chuẩn lần này thậm chí tiếp cận vấn đề này rõ ràng và dứt khoát hơn qua mục 4.4 “Hệ thống quản lý chất lượng và Qúa trình của Hệ thống”, mục này liệt kê tất cả những yêu cầu căn bản của một phương pháp tiếp cận quản lý theo quá trình. Đầu vào và đầu ra của từng quá trình phải được xác định rõ ràng. Trong thời gian tới, tiêu chuẩn thậm chí sẽ yêu cầu việc xác định công cụ đo lường hiệu suất cũng như phân định trách nhiệm của những bên tham gia trong doanh nghiệp.

Bối cảnh của tổ chức

Cơ cấu khung mới và những điểm chính ban hành trong Phụ Lục SL, Phụ Lục 2 đã giới thiệu 2 điều khoản mới liên quan đến bối cảnh của tổ chức:

4.1 Hiểu rõ tổ chức và Bối cảnh tổ chức

4.2 Nắm bắt những nhu cầu và mong muốn của những bên quan tâm

Hai điều khoản mới này yêu cầu mọi tổ chức phải xác định những vấn đề và nhu cầu có thể tác động đến quá trình hoạch địch xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, những vấn đề này có thể sử dụng làm dữ liệu đầu vào cho công tác phát triển hệ thống quản lý chất lượng. Một trong những phương pháp tiếp cận và quản lý doanh nghiệp hiệu quả mới nhất hiện nay là nắm bắt tất cả những nhu cầu của các bên liên quan,

Hành động phòng ngừa

Trong bản soạn thảo phiên bản mới này, không có điều khoản riêng biệt cho “Hành Động Phòng Ngừa” vì việc áp dụng “công cụ phòng ngừa” vốn dĩ đã là một trong những tiêu chí chính của một hệ thống quản lý chất lượng. Sự nhấn mạnh của phương thức tiếp cận trên cơ sở rủi ro được đề cập tại khá nhiều điểm trong phiên bản này, từ mục đánh giá rủi ro 4.4, cho đến mục 5.1.1 liên quan đến những vấn đề về lãnh đạo cũng như một phân mục nhỏ 6.1.2 về “Những hành động xác định rủi ro và cơ hội” đối với phương pháp tiếp cận hệ cơ sở rủi ro trong “Hoạch định và kiểm soát hoạt động” (chương 8.1) và “Xem xét của lãnh đạo” (chương 9.3). Cho những lý do trên, không nhất thiết cần có yêu cầu cho việc tiêu chuẩn hóa hoạt động quản lý rủi ro.

Thông tin dạng văn bản

Khái niệm “thông tin dạng văn bản” sẽ thay thế “Tài liệu và hồ sơ”. Mục đích đem đến sự linh động hơn cho người sử dụng. Sự thay đổi này đồng thời áp dụng cho sự diễn giải tất cả những quá trình. Doanh nghiệp tự quyết định phạm vi mở rộng của thông tin dạng văn bản cho những quá trình, căn cứ vào tính chất phức tạp của quá trình cũng như năng lực của nhân viên. Những quy trình văn bản vốn được yêu cầu trước kia của tiêu chuẩn sẽ không còn cần thiết.

Trách nhiệm của lãnh đạo

Bản soạn thảo lần này sẽ gia tăng trách nhiệm của lãnh đạo. Trong thời gian tới, những trách nhiệm vốn trước kia thuộc cán bộ đại diện chất lượng, nay sẽ được gắn liền vào ban lãnh đạo cấp cao thông qua công tác phân định chính xác vai trò và trách nhiệm.

Xem xét của lãnh đạo

 Phạm vi xem xét của lãnh đạo sẽ được mở rộng qua việc tăng cường những khía cạnh liên quan đến “Đường lối chiến lược của tổ chức”, tập trung vào “ Những bên quan tâm” cũng như “Đánh giá rủi ro và cơ hội” trên cấp độ chiến lược. 

Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

 Tại thời điểm hiện tại, chúng ta dễ dàng xác định những nội dung sẽ chắc chắn được cập nhật cho phiên bản ISO 9001:2015 sắp tới. Những điểm yêu cầu đề cập bên trên hầu hết sẽ không có nhiều thay đổi. Những tổ chức đã và đang vận hành hệ thống quản lý nên làm quen với những thay đổi này nhằm tạo điều kiện cho những bước nâng cấp hệ thống quản lý của doanh nghiệp mình trong năm 2015 và 2016. Giai đoạn chuyển đổi sẽ diễn ra trong 3 năm trong việc áp dụng song song hai phiên bản cũ và mới .

Tuy nhiên trong phạm vi chứng nhận, doanh nghiệp không nên đợi gần cuối giai đoạn chuyển đổi mới tiến hành nâng cấp hệ thống quản lý của mình. Chúng tôi khuyến nghị doanh nghiệp nên sớm thực hiện công tác nâng cấp hệ thống của mình phù hợp với tiêu chuẩn mới trong phạm vi tái chứng nhận định kỳ